2021 年 8 月 26 日

您应该自动化的 6 个手动流程

By Tische Smith

作为管理后台的控制器,任务列表通常似乎永无止境。有永无止境的竞争问题和优先事项:人员配备水平、内部客户需求、交易错误、不断变化的业务需求。  

即使是大公司,也有多个手动流程也很常见,但这通常会导致人为错误。此外,公司的发展可能会导致员工的工作时间更长,只是为了应付工作量。长时间工作、处理不满意的内部客户以及处理交易错误的影响可能会让员工感到沮丧。 

 如果您的组织希望在您的流程中实现更高的效率和生产力,现在是时候更聪明地工作,而不是更努力地实施自动化。 

为什么自动化很重要?  

 “……不断思考如何将事情做得更好并质疑自己。” — 埃隆·马斯克

高绩效的控制者和财务经理一直致力于提高交易和流程的效率、客户服务、准确性和及时性。许多事情推动了对自动化的需求,但自动化会计流程有几个积极的影响: 

  • 通过提高交易的效率和/或周转时间来创建可扩展性和客户满意度。 
  • 降低每笔交易的成本——如果没有自动化,随着公司的发展和由此产生的交易量的增加,运营费用会继续上升。实施自动化流程需要一些前期资源,但从长远来看,可以通过降低每笔交易的成本轻松获得回报。   
  • 推动标准化——为了有效地实施自动化,必须制定一致的标准,并消除手动流程中可能发生的一次性场景。  
  • 提高交易的及时性、跟踪和准确性——某些交易的自动化有助于减少人工错误并通过系统提供对交易流的可靠跟踪。  

通过自动化改进的 6 个领域: 

旅行预订和费用报销: 

  • 考虑处理差旅和费用的应用程序,以利用差旅预订中的智能来最大程度地减少创建和处理费用报告的工作。旅客可以节省时间使用
    您的单一来源旅行预订应用程序,在应用程序中维护他们的奖励计划,并且公司可以直接访问旅行信息。
     
  • 在考虑应用程序时,以下可能是重要的功能: 
    • 电话应用程序允许: 
      • 成像/收据捕获
      • 费用报告创建/提交 
      • 批准  
    • 用于差旅和费用报告以及相关审批的可配置工作流 
    • 可配置的政策约束以帮助合规——差旅政策、费用政策、账户编码
    • 企业信用卡数据接口能力——日期、供应商和美元金额等信息可与旅行相匹配 

月结流程:

  • 许多 ERP 都有用于上传日记帐分录的模板: 
    • 检查您的 ERP 以获取 JE 上传功能并投入时间为每个重复发生的 JE 设置模板
    • 以适合上传模板的格式导出源数据 
  • 考虑帮助您虚拟处理关闭的软件应用程序: 
    • 关闭清单/任务管理 
    • 对账自动化 
    • 日记帐分录自动化 
    • 日记账分录和对账等任务的工作流/审批 
    • 报告/分析 

采购 - 采购订单 (PO) 与非 PO 采购: 

  • 大多数公司的采购需要 PO,而其他公司则不需要。采购政策应定义 PO 与非 PO 采购的要求。 
  • PO 采购注意事项: 
    • 现有的 ERP 功能 - 此功能可能非常基础,由具有匹配功能的 PO 文档组成,或者可能包括更高级的功能。 
    • 用于实现策略合规性、工作流功能、通知、供应商接口和报告的外部软件应用程序。 
    • 允许表单设计和管理的内部应用程序可用于不需要复杂 PO 系统的基本跟踪和批准。
  • 对于非 PO 采购,建议之一是设置和使用采购卡 (P-Cards)。 P-Card 是可以设置限制以帮助管理非 PO 采购的信用卡,它们提供了几个方便的好处:
    • 根据消费水平赚取回扣。 
    • 通过减少 AP 员工收到和处理的发票数量来减少 AP 工作量。 
    • 政策合规管理可以通过银行系统和与卡相关的控制(例如卡限制和供应商 MCC 代码限制)来实现。 

应付账款:

  • 手动接收、路由和处理供应商发票 需要多个接触点和员工勤奋。如果供应商没有将发票发送到中心点,发票可能会丢失或复制。
  • ERP 软件公司改进了他们的 AP 功能。探索您的 ERP 系统的功能。
  • 考虑将与 ERP 交互的应用程序,包括以下常见功能: 
    • 使用 OCR(光学字符识别)成像  
    • 用于政策合规和审批的可配置工作流 
    • PO 与非 PO 交易的管理 
    • 与 P 卡或“幽灵”卡银行系统的可能接口
    • 供应商付款处理 

工资和计时: 

  • 手动时间表要求每位员工在表格上记录他们的时间,然后薪资员工必须将时间输入薪资系统和/或 ERP。通过实施可以连接到工资系统的计时软件来消除这种重复工作。 
  • 内部工资单要求员工具备不同司法管辖区的工资税和劳动法的具体知识。考虑使用外部薪资服务来利用薪资和税务功能。大多数工资外包系统还具有人力资源功能,可以更好地协调会计和人力资源。寻找任何薪资系统的功能,例如: 
    • 导入功能 - 导入用于工资计算的计时数据和/或其他工资/福利相关数据 
    • 收入和扣除代码的 GL 映射 
    • 工资单数据导出功能——以上传到总账的格式导出工资单数据 
    • 探索薪资系统通过 API 直接与财务 ERP 交互的潜力
    • 供会计或人力资源部使用的报告/分析 
    • 员工可以查看工资单并更新或查看个人和税务信息 

减少或消除检查:   

  • 支票支付的成本高于大多数电子支付方式,因此减少或消除支票数量可以节省运营成本。  
  • 工资支付应通过直接存款或支付卡支付,这样可以节省资金并允许员工在线查看他们的工资单。 
  • 费用报销应采用直接存款方式。大多数自动化费用报告应用程序都具有向员工发送电子邮件通知的功能。 
  • 要考虑的电子供应商付款类型: 
    • ACH 付款 – 许多 ERP 具有通过电子邮件发送供应商汇款信息并导出 ACH 文件以上传到银行的功能。 
    • “幽灵”卡或 AP 信用卡——使用这些卡,不会产生塑料,但在银行设置了一个 AP 信用卡帐户,专门用于供应商付款。  
    • P-Card(采购卡)——与公司卡计划分开,此信用卡计划可以单独设置不同的合规参数,例如用于非 PO 类型交易或减少 AP 员工必须审查的传统 AP 发票的数量并设置付款。  

自动化各种流程可以提高会计团队的绩效,使员工受益,使公司能够在不成倍增加后台成本的情况下发展,并为会计管理人员提供管理后台功能的可靠工具。 

“美国的正确之处在于,尽管我们有一堆问题,但我们有很大的能力——智力和资源——来解决这些问题。” - 亨利·福特

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